Cara Membuat Mail Merge dan Envelopes di Word 2007 2010 2013 2016

Mail Merge (Surat Masal) adalah fasilitas pada aplikasi Microsoft Office Word yang digunakan untuk menulis surat ke beberapa tujuan (secara masal) tanpa harus mengubah isi surat tersebut. Dengan di bantu Microsoft Excel sebagai tempat menyimpan daftar konten yang akan digunakan untuk mengisi bagian tulisan yang bersifat dinamis.
Sedangkan Envelopes merupakan sebuat tool di Microsoft Office Word yang memiliki fungsi sebagai fasilitas template dalam membuat amplop surat secara instan.


Langkah – langkah Membuat Mail Merge (Surat Masal) :
  1. Klik Start - All Programs - Microsoft Office – Microsoft Office Word 2007.
  2. Tulis sebuah surat, sebagai contoh Surat Tagihan dengan format teks seperti gambar dibawah ini. Kosongkan bagian yang diisi seperti Nama, Alamat, Harga Barang, Jumlah Barang dan Total Pembayaran.
  3. SURAT TAGIHAN
    Kepada
    Yth.
    Di. 
    Dengan Hormat.
    Bersamaan dengan datangnya surat ini, kami Toko Elektronik Jaya Makmur ingin menyampaikan tagihan atas nama ... tertanggal 15 Juni 2017.
    Berikut ini adalah rincian dan barang yang anda beli :
    Nama Barang :
    Harga :
    Jumlah Barang :
    Total Pembayaran :
    Demikian pemberitahuan dari kami. Harap segera melunasi. Terima Kasih.
  4. Setelah selesai menulis surat, klik Tab Mailings pada Menu Ribbon – Klik Tool Select Recipients – Dan klik sub menu Type New List.
  5. Maka jendela New Address List pun terbuka. Namun secara default field yang ditampilkan tidaklah sama dengan field yang kita gunakan.
  6. Untuk merubah field tabel, klik Customize Columns dan muncul sebuah jendela kecil Customize Address List.
  7. Gunakan fungsi pada tiap-tiap button untuk mengedit field tersebut agar sesuai dengan field pada data inputan Surat Tagihan yang akan dibuat.
    Berikut adalah penjelasan di masing-masing fungsi button tersebut :
    - Add : Digunakan untuk menambah field- Delete : Digunakan untuk menghapus field- Rename : Digunakan untuk mengubah nama field- Move Up : Merubah posisi sebuah field agar berpindah satu baris keatas- Move Down : Merubah posisi sebuah field agar berpindah satu baris kebawah- OK : Menyelesaikan proses penamaan field- Cancel : Membatalkan proses penamaan field
  8. Rename dan Hapuslah beberapa field sehingga terbentuk struktur field sebagai berikut.
    (Nama Pelanggan, Alamat Pelanggan, Nama Barang, Harga Satuan, Jumlah Barang dan Total pembayaran).
  9. Klik OK untuk menyelesaikan proses costomize pada field.
  10. Isi dimasing-masing record sesuai dengan field yang sebelumnya telah dibuat. Gunakan tombol Tab pada keyboard sebagai shortkey untuk mempermudah perpindahan di tiap-tiap kolom.Gunakan fasilitas yang disediakan sebagai alat bantu dalam menangani berbagai keadaan jika data telah banyak diinputkan. Berikut adalah fungsi dari tiap-tiap fasilitas diatas :- New Entry : Digunakan untuk membuat baris baru untuk penginputan data.- Delete Entry : Digunakan untuk menghapus baris.- Find : Digunakan sebagai fasilitas pencarian cepat pada data yang diinputkan. Fasilitas ini akan sangat berguna jika sangat banyak data yang telah diinputkan.- Customize Columns : Digunakan jika ingin merubah field.- OK : Menyelesaikan proses penginputan- Cancel : Membatalkan proses penginputan- Filter Data : Digunakan untuk menyaring data agar dapat tampil sesuai pilihan filter yang dipilih. Berikut adalah penjelasan dimasing-masing sub menu pada fungsi filter data. Sort Ascending, memiliki fungsi sebagai filter data dengan data terurut sesuai abjad (A-Z) Sort Descending, memiliki fungsi sebagai filter data dengan urutan data terbalik (Z-A) All, memfilter data agar dapat tampil secara keseluruhan
  11. Setelah selesai menginput data, maka langkah selanjutnya yaitu menekan tombol OK. Maka muncul sebuah jendela Save Address List, kemudian pilih media penyimpanan – isi file name – OK.*Data berupa tabel yang tadi diinput akan terpisah dengan File Word yang telah sebelumnya dibuat. Karena tabel tersebut merupakan sebuah file Microsoft Access yang memiliki ekstensi .mdb dengan fungsi sebagai media penyimpanan data (database).
  12. Masuk ketahapan pembuatan Mail Merge. Arahkan pointer ke tempat yang ingin diisi. Sebagai contoh untuk langkah pertama, arahkan kursor ke akhir baris kata “Yth.”.

    Kepada
    Yth.
    Di. 
    Klik Tab Mailings pada ribbon menu – Klik sub menu pada Insert Merge Field – Klik field yang sesuai. Sebagai contoh field yang sesuai dengan kata “Yth.” adalah field “Nama_Pelanggan”.Berikut adalah gambar setelah proses Insert Merge Field, terdapat sebuah penambahan kata dengan format khas Mail Merge.
    Yth. <<Nama_Pelanggan>>
  13. Lakukan hal yang sama pada bagian-bagian yang akan diisi dengan teknik Mail Merge.

    Cara Membuat Mail Merge dan Envelopes di Word 2007
    Cara Membuat Mail Merge dan Envelopes di Word 2007
  14. Jika sudah selesai, klik Tab Mailings pada menu ribbon – Klik Preview Results untuk melihat hasil dari Mail Merge.
  15. Gunakan tools yang terdapat di Grub Preview Results untuk melihat hasil Mail Merge yang lain.- Ikon First Record, berfungsi sebagai priview data pada record/baris yang pertama.- Ikon Previous Record, berfungsi sebagai priview data pada record/baris yang sebelumnya.- Ikon Next Record, berfungsi sebagai priview data pada record/baris selanjutnya.- Ikon Last Record, berfungsi sebagai priview data pada record/baris yang terakhir
  16. Jika ingin mencetak/print out Mail Merge, maka langkah yang perlu dilakukan adalah dengan mengklik Tab Mailings – Klik Finish & Merge – Klik Print Documents.Maka muncul jendela Merge to Printer, dengan beberapa option sebagai berikut :- All, berfungsi sebagai cetak semua data.- Current record, berfungsi sebagai cetak data pada pilihan record yang sedang tampil saat ini.- From, berfungsi sebagai cetak data dengan pilihan record (awal) to (akhir).
  17. Save/simpan data Mail Merge tersebut dengan menekan tombol Office Button – Save As – isi File Name – Save.
  18. Jika ada kesalahan dalam pembuatan Mail Merge baik format dalam menampilkan, edit Field dan edit data Mail Merge, maka klik Tab Mailings – klik Edit Recipient List.
  19. Check box berfungsi sebagai data yang akan ditampilkan, jika anda menghilangkan tanda ceklis tersebut maka data yang tidak diceklis tidak akan ditampilkan dalam Mail Merge.
  20. Klik Data Source – klik Edit untuk mengedit Field dan data didalam database.

Langkah – langkah Membuat Envelopes (Amplop Surat) :
  1. Klik Start - All Programs - Microsoft Office – Microsoft Office Word 2007.
  2. Terdapat dua opsi pilihan, yang pertama jika anda ingin membuat Envelopes secara terpisah dengan Mail Merge maka buka lembar kerja Office Word baru dengan cara menekan Tombol Office Button – New – Blank Document – Create (Ctrl + N) – kemudian ikuti langkah selanjutnya (langkah 3). 
    Namun jika anda ingin membuat Envelopes menyatu dengan lembar kerja Mail Merge, maka anda tidak perlu membuat lembar kerja baru (langsung ke langkah 3).
  3. Klik Tab Mailings – klik Envelopes.
  4. Isi Delivery address dengan kalimat seperti gambar dibawah ini, dan kosongkan “Nama” dan “Alamat” tujuan.
    Kemudian Isi Return address dengan Nama Pengirim serta Alamat tanpa mengosongkan isi Nama dan Alamat tersebut.
    Klik Add to Document untuk menyelesaikan proses.
  5. Setelah proses diatas selesai, maka akan tampil sebuah lembaran baru dengan format margin sesuai dengan format dan ukuran amplop yang sebenarnya.
    Edit font tersebut agar sesuai dengan font di Mail Merge
  6. Arahkan kursor ke akhir tulisan “Yth.” Dan “Di.”, kemudian klik Tab Mailings – klik sub menu Inser Merge File – pilih field yang sesuai dengan data amplop tersebut.
  7. Jika sudah selesai, klik Tab Mailings pada menu ribbon – Klik Preview Results untuk melihat hasil dari Envelopes.
  8. Gunakan tools yang terdapat di Grub Preview Results untuk melihat hasil Envelopes yang lain.
    - Ikon First Record, berfungsi sebagai priview data pada record/baris yang pertama.
    - Ikon Previous Record, berfungsi sebagai priview data pada record/baris yang sebelumnya.
    - Ikon Next Record, berfungsi sebagai priview data pada record/baris selanjutnya.
    - Ikon Last Record, berfungsi sebagai priview data pada record/baris yang terakhir
  9. Jika ingin mencetak/print out Envelopes, maka langkah yang perlu dilakukan adalah dengan mengklik Tab Mailings – Klik Finish & Merge – Klik Print Documents.
  10. Maka muncul jendela Merge to Printer, dengan beberapa option sebagai berikut :
    - All, berfungsi sebagai cetak semua data.
    - Current record, berfungsi sebagai cetak data pada pilihan record yang sedang tampil saat ini.
    - From, berfungsi sebagai cetak data dengan pilihan record (awal) to (akhir).
  11. Save/simpan data Envelopes tersebut dengan menekan tombol Office Button – Save As – isi File Name – Save.

Related Posts

Cara Membuat Mail Merge dan Envelopes di Word 2007 2010 2013 2016
4/ 5
Oleh

Subscribe via email

Like the post above? Please subscribe to the latest posts directly via email.

Silahkan Tinggalkan Kritik dan Saran yang membangun dari Anda
1. Berkomentarlah yang baik dan sopan
2. Untuk menyisipkan kode pendek, gunakan <i rel="code"> ... KODE ... </i>
3. Untuk menyisipkan kode panjang, gunakan <i rel="pre"> ... KODE ... </i>
4. Untuk menyisipkan gambar, gunakan <i rel="image"> ... URL GAMBAR ... </i>